Tel: 03-6188 4064 | E-Mel: info@yayasanmuslimin.org






Dikemaskini pada: 2017-12-31 12:54:07 | Ditulis oleh : Editor | Dibaca : 43

Sistem Pengurusan Berkomputer ANGKASA (SPBA)

Dalam operasi sesebuah koperasi terdapat berbagai-bagai aktiviti yang berlaku, contohnya aktiviti kredit, perindustrian, pengangkutan, pembangunan tanah, perkhidmatan, perladangan, pelaburan dan aktiviti pengguna lain. Setiap aktiviti yang dilakukan akan memerlukan perbelanjaan tertentu. BAgaimanapun, ianya hanya dapat dilakukan jika terdapat sumber kewangan yang mencukupi untuk digunakan. Selain aktiviti yang melibatkan perbelanjaan, terdapat juga aktiviti yang akan memberikan keuntungan kepada koperasi. Keuntungan yang diperoleh itu akan digunakan untuk manfaat anggota serta dapat mengembangkan lagi operasi koperasi tersebut. Semua aktiviti yang berlaku akan ditunjukkan dalam maklumat perakaunan, yang menggambarkan bagaimana sumber wang diperoleh oleh koperasi dan bagaimana ia digunakan.

 

Oleh itu, setiap koperasi amat perlu menyimpan buku-buku perakaunan yang lebih sesuai bersistematik, betul, lengkap dan kemaskini, supaya dapat menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan serta aset, liabiliti dan kumpulan wang anggota koperasi bagi sesuatu tempoh kewangan yang tertentu.

 

Perkhidmatan Pra Audit telah diaktifkan semua dengan konsep bimbingan khidmat senggara beterusan secara percuma dengan matlamat:

  • Memastikan rekod-rekod dan buku-buku perakaunan koperasi disenggara dan penyata kewangan dapat diediakan untuk diaudit dengan mudah dan Mesyuarat Agung Tahunan dapat berjalan dengan lancar.

 

  • Melalui perkhidmatan dan penyelenggaraan serta nasihat beterusan, koperasi akan dapat bedikari menyelenggara rekod-rekod perakaunan dan menyediakan penyata kewangannya sendiri.

 

Banyak manfaat telah dinikmati oleh koperasi termasuk membentang penyata kewangan yang lengkap dan kemaskini dalam tempoh yang ditetapkan oleh Akta Koperasi 1993 iaitu dalam tempoh enam bulan tahun kewangan berakhir, bayaran fee perakaunan akan dapat dijimatkan serta fee audit luaran dapat dikurangkan. Dalam permerhatian ANGKASA terhadap koperasi yang menjadi pelanggan Pra Audit, didapat 89 peratus masih menyelenggara rekod-rekod perakaunan secara manual. Selebihnya samada  menggunakan Excel, UBS, MYOB atau sistem A-Plus.

 

Pihak Pra Audit juga mendapati terdapat banyak kelemahan berlaku dalam pengurusan dan pentadbiran koperasi terutama jika maklumat serta rekod-rekod simpanan disimpan secara manual. Perkara yang sama juga sering kali dibangkitkan oleh pihak SKM dan Juru Audit Luar.

 

Sehubungan dengan itu ANGKASA melalu Unit Pra Audit cuba membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut dengan memperkenalkan Sistem Pengurusan Berkomputer ANGKASA (SPBA). Melalui sistem ini, kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam sistem perakaunan koperasi dapat diatasi.

 

Antara kelemahan tersebut adalah seperti berikut:

a)  Kelemahan Maklumat Keanggotaan

  • Daftar keanggotaan tidak disediakan atau tidak lengkap sepertimana kehendak Seksyen 15 Akta Koperasi 1993.
  • Rekod akaun syer, yuran atau deposit khas anggota tidak dikemaskini atau hilang.
  • Rekod pinjaman atau penghutang perniagaan anggota tidak dikemaskini dan sering tidak sama dengan rekod kawalan.

 

b)  Kelemahan Rekod-rekod Perakaunan dan Penyata Kewangan

 

  • Dokumen punca seperti resit rasmi, baucer bayaran dan jurnal tidak disediakan, tidak lengkap atau hilang.
  • Buku Tunai, Lejar Am, Lejar-lejar Kecil tidak disediakan atau tidak dikemaskinikan.
  • Penyata Penyesuaian Bank tidak disediakan.
  • Rekod-rekod disediakan oleh koperasi secara manual berlaku kesilapan catatan dan mengambil masa panjang.
  • Penyata Kewangan akhir tahun tidak dapat disediakan - tidak boleh diaudit, seterusnya tidak dapat dibentangkan dalam Mesyuarat Agong Tahunan.
  • Penyata Kewangan disediakan oleh Juruaudit Luar menurut maklumat yang ada sahaja.

 

c)  Kelemahan Rekod Perniagaan Runcit

 

  • Rekod jualan tunai tidak disediakan - catatan hanya berdasarkan jumlah wang tunai yang terdapat dalam laci pada masa tutup kedai.
  • Rekod jualan secara hutang tidak dikemaskini.
  • Rekod langganan anggota tidak disimpan.

 

d)  Kelemahan Rekod Pengajian Kakitangan

  • Lembaran gaji kakitangan tidak disediakan
  • Penyata KWSP, Perkeso dan lain-lain potongan gaji juga tidak dapat disediakan.

 

e)  Kelemahan Proses Pendaftaran Mesyuarat Agong

  • Pendaftaran dibuat secara manual.
  • Proses pendaftarab kehadiran  kurang cekap

 

Dalam pada koperasi menuju ke arah globalisasi pentadbiran dalam sesebuah koperasi haruslah dibantu dengan komputer, kerana pemprosesan maklumat perlu menggunakan perisian komputer malah berkominikasi dengan anggota pun perlu menggunakan ICT.

 

Hasil dari itu:

 

  • Rokod-rekod teratur dan kemas
  • Dapat mengelak daripada kerja berulang
  • Menggurangkan penggunaan kertas
  • Cepat mengakses mklumat
  • Dapat meningkatkan keyakinan anggota
  • Pengurusan menjadi lebih cekap dan
  • Laporan perakaunan dapat disediakan secara automatik

 

Memandangkan banyak kelemahan-kelemahan berlaku, maka ANGKASA telah membangunkan Sistem Pengurusan Berkomputer ANGKASA (SPBA). Sistem dan mudul SPBA ini adalah bersepadu dan bersifat 'client server' kerana memudahkan kemasukan data, tidak perlu diulangi, mudah digunakan dan dipantau.

 

Antara kebaikan SPBA ialah:

 

  • Maklumat lebih tepat dan cepat
  • Maklumat dapat diselenggara dengan lebih tersusun
  • Meningkatkan produktiviti koperasi
  • Membantu koperasi dari sudut pelaoran dan perakaunan

 

Adalah menjadi harapan ANGKASA agar koperasi perlu ada komputer, pencetak yang kecil dan tiada kelengkapan yang mencukupi; mungkin pihak SKM dapat memberi bantuan. Disamping itu, perlu ada kesanggupan serta kerjasama anggota lembaga dan kakitangan untuk menggunapakai perisian tersebut.

 

Unit Pra Audit akan memasang dan membimbing koperasi-koperasi secara berperingkat-peringkat dan seterusnya ditumpukan kepada koperasi-koperasi kredit pengguna SPGA yang belum mempunyai sebarang sistem berkomputer, koperasikoperasi pelanggan Pra Audit dan akhirnya lain-lain koperasi dewasa ahli ANGKASA.

 

ANGKASA sedang merancang bagaimana untuk mempercepatkan proses pemasangan dan penggunaan SPBA ini kepda seluruh koperasi yang berdaftar.

 

Setakat ini, SPBA telah diuji serta dapat memenuhi keperluan semua koperasi. Namun begitu ANGKASA mengalu-alukan sebarang cadangan dan pandangan dari semua pihak untuk penambahbaikan SPBA dari masa ke semasa.

 

-TAMAT-

 

Sumber: Majalah PELANCAR